Bevor ihr in die Details der Planung geht, steht eine Entscheidung an: ob ihr einen Hochzeitsplaner dazuholt. Als Hochzeitsfotograf in Wien arbeite ich mit Planern zusammen und sehe am Hochzeitstag, was sie leisten.
Wie die Planung beginnt
In den ersten Treffen geht es dem Planer weniger um fertige Ideen für Thema und Ambiente, mehr darum zu verstehen, wie ihr als Paar tickt und wie sich euer Tag anfühlen soll. Aus vielen losen Wünschen entsteht so ein Konzept. Am Hochzeitstag merke ich schnell, ob es so ein Konzept gibt oder ob von Programmpunkt zu Programmpunkt improvisiert wird.
Welche Orte in Wien ein Planer kennt
Ein Planer kennt die Hochzeitsorte in Wien aus der Praxis und schlägt euch vor, was zu euch passt, etwa:
- Prunksäle wie im Palais Coburg oder im Palais Liechtenstein
- das ehemalige kaiserliche Schloss Laxenburg mit weitläufigen Gärten
- Dachterrassen mit Panoramablick über die Dächer der Stadt
- ein traditionsreicher Heuriger zwischen den Weinbergen
- die Traumhochzeit-Locations der Stadt Wien für die standesamtliche Trauung außerhalb des Amts
Dienstleister finden und koordinieren
Floristen, Caterer, Papeterie-Studios und Fotografen zu finden, die zu euren Vorstellungen passen, kostet Zeit. Der Planer bringt dafür sein Netzwerk mit: Er holt Namen und Angebote an den Tisch, auf die man selbst nicht kommt, verhandelt für euch und sorgt dafür, dass am Tag jeder weiß, was zu tun ist. Hat jemand die Gewerke im Griff, läuft der Tag auch für mich hinter der Kamera ruhiger.
Wie der Planer das Budget führt
Der Planer entwirft gemeinsam mit euch ein Budget, das realistisch bleibt und Luft für Wünsche lässt, und rechnet jeden Posten durch, auch Floristik und Menü. Mit Verhandlungen, seiner Kenntnis versteckter Kostenfallen und verlässlichen Lieferanten hält er den Rahmen, ohne an der Qualität zu sparen.
Transport und Logistik
Zur Planung gehört die Fahrt zum Altar und zwischen den Orten. Oldtimer, Kutsche, Fiaker oder Shuttle gehören zur Stimmung und geben gute Bilder. Wichtiger ist, dass alle rechtzeitig ankommen und am Abend sicher nach Hause oder ins Hotel kommen.
Die Regie am Hochzeitstag
Am Hochzeitstag führt der Planer durch den Ablauf, mit Sitzordnung, Reden und Programmpunkten. Er hält im Hintergrund die Fäden zusammen, sodass Pannen gar nicht erst sichtbar werden. Für die Fotos ist das viel wert, weil in einem Ablauf, der sitzt, Zeit für die Bilder bleibt. Wie ein Ablaufplan aussieht, lest ihr im Ratgeber Tipps für den Ablaufplan am Hochzeitstag.
Wie der Planer die Hochzeit auf euch abstimmt
Ein Planer stimmt Dekoration, Menü, Musik und Einladungen auf euch ab und bindet Dinge ein, die für euch Bedeutung haben: ein Lied, ein gemeinsames Hobby, eure Liebe zur Natur oder zum Reisen. Solche Details merken sich die Gäste, und auf den Fotos zeigen sie, wessen Hochzeit es war.
Was ihr davon habt
- weniger Stress in den Monaten der Planung
- Zugang zum Netzwerk des Planers an Anbietern und Locations
- ein durchgerechnetes Budget
- einen Ablauf am Tag, um den ihr euch nicht selbst kümmern müsst
In Wien arbeite ich unter anderem eng mit Julian Amenth · Weddings & Events zusammen, der Hochzeiten von der ersten Idee an persönlich begleitet, auf Wunsch mit Wedding Stewards für den Tag selbst. Ein Planer kostet Geld, dafür habt ihr am Hochzeitstag die Ruhe, euren Tag selbst zu erleben.
